Psykiatrien i Region Syddanmark behandler borgere med sindslidelser.

Psykiatrisygehuset har afdelinger og funktioner fordelt i hele regionen, og anvender PM5 til vedligehold af sygehuspsykiatrien og lokal psykiatrisk center i Esbjerg samt lokal psykiatriske centre i Varde og Tønder. Der er meget udstyr og mange bygningsdele, som kræver vedligehold og skadesudbedring. Det kræver et godt system at holde overblikket og effektivisere arbejdsfordelingen.

Nøglen til succes

Erik Petersen er Teknisk Servicechef, og har været ansvarlig for udvælgelse, implementering og daglig drift af systemet til vedligehold. Han fortæller om deres valg af system: ”Da vi gik i gang med at finde et system, var der mange store programmer at vælge i mellem, men vi ville gerne have noget, der løste opgaven så simpelt som muligt. PM5 var det mindst komplekse system, vi kunne finde, og det tror jeg har været nøglen til succes. Alt løbende vedligehold ligger som opgaver, der kører i fast interval. Det er nemt for personalet at fejlmelde via deres PC’er. Tidligere skete skadesregistrering ved telefonopkald til personalet.”

Alt udstyr har en tilhørende reservedelsliste i PM5, så det er hurtigt at finde reservedele til at udbedre en skade. PM5 har desuden et indkøbsmodul, så det er nemt at bestille nyt hjem, når der mangler en reservedel.

Implementering

”Implementeringen af et nyt system kræver en dedikeret medarbejder, specielt når der er tale om flere lokationer, der skulle oprettes med alt udstyr og alle ressourcer. Vi valgte at projektansætte en medarbejder i halvandet år til opgaven. Det lyder måske af meget, men det gav ham ca. fire måneder til at få hver lokation oprettet og i gang med at bruge systemet, plus tid til at udarbejde brugermanualer til vores forskellige brugergrupper. Det har været smertefrit at implementere og alle medarbejdere har taget godt i mod systemet.” fortæller Erik Petersen.
Sygehuse har en del lovpligtige eftersyn og generel vedligehold af udstyr, som skal ske i et fast interval. Alle disse opgaver er i implementeringsfasen blevet indtastet som vedligeholdsopgaver, der bliver oprettet automatisk i det valgte interval, f.eks. hver måned. Når der skal indleveres oplysninger til det offentlige, modtager de en rapport over den lovpligtige eftersyn, med informationer over hvornår eftersynet er udført og af hvem.

Rapportering

I PM5 er der mulighed for at få automatiserede rapporter, disse bruges blandt andet til Psykiatriens kvartalsmøder, hvor der bliver gennemgået status på brugte ressourcer og opgaver. Alene disse rapporter sparer utroligt meget tid, da det tidligere var en manuel opgave at indsamle oplysninger og skabe et overblik. Nu kommer rapporten automatisk inden kvartalsmødet og bliver sendt til de relevante personer.
”Alt i alt har vi fået et program, der har løst præcis det, vi havde behov for, og i forhold til andre programmer har det været nemt og billigt at indkøre. Alle medarbejdere har taget godt i mod det, takket være et overskueligt brugerinterface og en grundig implementeringsfase. Samarbejdet med PCSYS har været godt, både i forhold til teknisk assistance og oplæring af superbrugere. Jeg håber at andre hospitaler vil blive inspireret til at gå i gang med PM5.” afslutter Erik Petersen.